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ESTRUCTURAS FORMALES DE LAS ASOCIACIONES CIVILES

 ESTRUCTURAS FORMALES DE LAS ASOCIACIONES CIVILES.-

La democracia y el conflicto.-

Todo grupo humano, como todo ser vivo, genera distintos tipos de estructuras internas que son las que permiten albergar los distintos componentes del mismo: órganos, funciones, actividades y roles de cada miembro.

  1. ESTRUCTURA INSTITUCIONAL  O LEGAL DE LAS ASOCIACIONES CIVILES.-

Es aquella que se genera mandatada por la Ley y que le da poder cívico, otorgándole derechos y obligaciones a través de los representantes del grupo. Son representantes, porque su poder es hacia afuera de la misma y no hacia adentro ya que el poder de resolución continúa estando dentro de su grupo de base lo que se hace a través de mecanismos de regulación para el funcionamiento interno de sus convocatorias y asambleas lo que es controlado a su vez, por la propia Ley. La norma legal que rige el funcionamiento de las asociaciones es el Estatuto que si bien fue elaborado por el propio grupo, el mismo fue aprobado como Ley interna para su funcionamiento por el propio Estado. El respaldo estatal permite dar garantías hacia adentro del grupo y hacia la comunidad. Hacia adentro del grupo lo hace estableciendo la división de funciones, roles y tareas ejecutivas garantizando así la oposición de intereses entre sus directivos, – Presidente, Secretario y Tesorero-, y también prevé observadores internos a su gestión, que ofician como policía interna mediante la Comisión Fiscal.

División de FUNCIONES dentro de la estructura institucional:

PRESIDENTE:

  1. Hacia adentro del grupo, convoca y preside la Asamblea de Socios, las reuniones de la Directiva y las reuniones parciales de socios, cumpliendo la función de armonizador entre los distintos miembros y subgrupos que se generen.
  2. Presenta la Memoria Anual a la Asamblea.
  3. Hacia fuera, representa a todo el grupo, incluyendo a su propia comisión. El Vicepresidente lo sustituye en sus funciones en caso de ausencia del primero; generalmente trabajan en equipo.

SECRETARIO:

  1. Es quien debe custodiar el acopio de la memoria de todo lo actuado y resuelto por el grupo: actas, notas, correspondencia, información, resoluciones.
  2. Mantiene al día la lista de socios
  3. Lleva el libro de actas

TESORERO:

  1. Es el depositario oficial de los fondos.
  2. Es el responsable del control de los fondos
  3. Recibe todos los pagos.
  4. Autoriza todos los pagos
  5. Informa a la Directiva y a la Asamblea sobre el estado de la situación económica.
  6. Es responsable de llevar al día los registros contables en los libros oficiales para tales efectos.
  7. En el caso de existir Comisión de Finanzas, es quien la preside

FISCALES, características y funciones :

  1. Tiene carácter independiente
  2. Debe velar porque los intereses de los socios estén seguros a través de inspección y  y supervisión periódica del funcionamiento de la asociación  tanto de bienes como del cumplimiento de acuerdos y servicios.
  3. Ver que los directivos cumplan con el estatuto y los reglamentos.
  4. Ver que los directivos no se excedan en el ejercicio de su autoridad.
  5. Informar a la Asamblea de sus intervenciones.
  6. Analizar u aprobar las actividades financieras y administrativas de la asociación.
  7. Aprobar los informes económicos anuales antes de ser sometidos a la Asamblea.
  8. Inspeccionar libros y cuentas.
  9. Intervenir si se están violando los fines de la Asociación y si es necesario convocar a la Asamblea.
  10. Presentar informes a los directivos formulando recomendaciones.

La autoridad tanto de los miembros representantes –presidente, secretario y tesorero-, como de los fiscales, emana de la Asamblea y ambos son responsables ante la misma; ambos tienen una responsabilidad de controles mutuos. Si estuvieran en desacuerdo, deberán convocar a la Asamblea y exponer tal situación.

ASAMBLEA DE MIEMBROS.-

Es el primero de los órganos ya que es la Asamblea la que evalúa todos los aspectos relacionados con la operativa de la institución.  ESISTEN DOS TIPOS DE ASAMBLEAS:

  1. Ordinaria que es la que establece el Estatuto y que se celebra anualmente para tomar conocimiento y aprobar el balance y la memoria anual, y aprobar el plan de acción para el ejercicio del año venidero. Puede ser convocada por la Directiva, la Comisión Fiscal o a petición del porcentaje de socios que establezca el Estatuto.
  2. Extraordinarias pueden ser convocadas en cualquier momento para tratar asuntos especiales o de emergencia o cambio de Estatutos.

En ambos casos el Presidente abre el debate de la Asamblea y seguidamente el secretario hace lectura del acta anterior y lee el orden día. El Presidente invita a abrir la lista de oradores que la lleva el secretario y alguno de los miembros, y da la palabra.

En todos los casos los quórum de asistencia y votación son fijados por el Estatuto.

Los temas más recurrentes que deben ser tratados por la Asamblea lo contituyen: cambio de estatutos; reglamentaciones; destino  de los bienes, compra, venta; temas de propuestas financieras que involucren el futuro de la asociación; afiliación de nuevos socios o expulsión de alguno de ellos.

ESTATUTOS Y REGLAMENTACIONES.- El Estatuto es a la Asociación lo que la Constitución es a un país: son las disposiciones organizativas esenciales   y programáticas. Pero al igual que una ley, se debe reglamentar para su funcionamiento correcto: es decir, ir de lo general a lo concreto, a lo particular.

REGLA Nº 1 DE FUNCIONAMIENTO.-

Generalmente cuando hay ausencia de reglas, surge el CONFLICTO.

Si surge el problema, hay que analizar el mismo y generar la regla,

la que debe ser aprobada oportunamente luego por la Asamblea.

(ej. uso del local, equipamientos o instalaciones, hurtos, abusos,etc.)

ESTRUCTURA ORGÁNICA OPERATIVA Y DEMOCRACIA INTERNA DE LA ASOCIACIÓN.

Es la estructura que permite cumplir y desarrollar distintas funciones dirigidas a satisfacer los fines para los cuáles se conformó el grupo humano, mediante órganos específicos. Tal es el caso de las Comisiones de Finanzas, Relaciones Públicas; de Cultura la que puede generar una sub-comisión de fiestas o de deportes, etc.; equipos de mantenimiento otros.

  1. Estos órganos siempre están ligados a la Directiva mediante la coordinación que efectúa alguno de sus miembros y que preside y convoca dicho grupo de trabajo.
  2. Se expresan a través de Comisiones, Sub-comisiones o equipos de trabajo
  3. Se reúnen periódicamente
  4. Comunican a la Asamblea de su gestión y sus actividades.

Se tomará en cuenta que siempre que se creen Comisiones o

Sub-comisiones estas deberán constar en libro de Actas y pasan a constituirse en órganos oficiales con responsabilidades propias y que deben rendir cuentas de lo actuado en forma oficial. No ocurre así con los equipos de trabajo los cuales constituyen herramientas operativas para cumplir tareas puntuales. Frente a cada actividad o programa que se proponga, en ese mismo acto se deben nombrar responsables de la tarea y crear el órgano correspondiente. Si la Asamblea propone hacer un baile, dejar ya establecido un equipo que cumpla con tal cometido el cual actuará dentro de la Comisión correspondiente, en este caso de cultura.

CUANDO SE LLEGA A ESTE ESTADIO DE ESTRUCTURA ES QUE PODEMOS DECIR QUE ESTAMOS EN PRESENCIA DE UNA ORGANIZACIÓN. LA PRIMER ESTRUCTURA, LA INSTITUCIONAL TAN SOLO AVALA LA EXISTENCIA DE UNA ASOCIACIÓN, PERO NO TIENE LA CATEGORÍA DE UNA ORGANIZACIÓN.

Es la estructura orgánica operativa la que refleja la división de tareas por un lado, la asignación de responsabilidades por otro; y fundamentalmente genera espacios de   participación porque genera actividades, y de integración porque da responsabilidades y genera espacios para el ejercicio de la toma de decisiones a nivel interno del pequeño sub-grupo de trabajo. Permite el involucramiento del socio.

El socio participa a través de las actividades o servicios que se le ofrecen; y se integra cuando está incluido dentro del órgano de decisión y ejecución correspondiente. Si la asociación no abre el abanico de órganos necesario para cada función, tarea o actividad, elimina paulatinamente los resortes democráticos naturales de integración de sus socios por un lado y por otro va empobreciendo paulatinamente su  participación ya que no sienten como propia a la Asociación en cuestión.

Este nivel de estructuras orgánicas es el único mecanismo que permite la democratización interna de las estructuras institucionales de la Asociación Civil de que se trate. Aquí se pasa paulatinamente del “Yo” de los directivos o al “ellos” de los socios refiriéndose a los primeros, al “nosotros” como miembros activos dentro de la organización.

REGLA Nº 2 DE FUNCIONAMIENTO.-

Es indispensable la democratización interna de la Asociación mediante los mecanismos de integración de sus miembros asociados en los distintos órganos.

De no avanzar en estos mecanismo necesariamente puede llegar al vaciamiento  de su membresía o generar el CONFLICTO.

OTROS TIPOS DE ESTRUCTURAS QUE PUEDEN TENER LAS ORGANIZACIONES:

  1. ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS.-

Estas suelen crearse:

a) Cuando existen programas permanentes en determinada área (ej. salud)

b) Cuando por el volumen de actividades, de servicios o productivas hay personal contratado.

          5)  ESTRUCTURAS TERRITORIALES.- Se hacen necesarias cuando la misión de la Asociación así lo exige, ya sea por su alcance territorial o por el tipo de funciones que cumple, u ocasionado por su propio desarrollo: es el caso de gremios, empresas con  ámbitos territoriales muy extensos o diversos. Aquí se puede sectorizar, regionalizar, o zonificar, formándose diferentes núcleos con diferente grado de representación, de  intervención o de poder o de administración económica

  1. ESTRUCTURAS POLÍTICAS.-

Cuando por el tipo de desarrollo organizacional se requiere un staff de asesoramientos en distintas áreas, ej.: técnicos en administración, abogados, escribanos, trabajadores sociales, sociólogos, médicos, u otros; quienes participan en la elaboración de las políticas institucionales de la asociación.

REGLA Nº 3 DE FUNCIONANIENTO.-

Todos estos tipos estructuras mencionadas de hecho coexisten dentro de la  misma Asociación, manteniendo su vínculo formal con los miembros directivos relacionándose por lo menos con uno de ellos o a quien estos designen. Cuando no se respeta esta regla, sobreviene el CONFLICTO.

CONCLUSIÓNES.-

  1. Tomar en cuenta que el origen del conflicto, está implícito dentro de La propia institución y que casi siempre responde a la ausencia de las reglas de juego, conocimiento o claridad de estas entre los miembros de una Asociación (por ej. desconocer sus estatutos, sus reglas y de las gestiones que se realizan), lo que se puede manifestar luego de diversas formas:
  2. en los escasos resultados Que se obtienen por un lado; o a través de comportamientos inesperados tanto de sus socios como de sus directivos por otro; o por el ausentismo acentuado sin justificación de los miembros; simultáneamente por el decrecimiento en el número de socios.
  3. Y como corolario ante la no respuesta de la membresía y quiebre de los contralores internos, se generan espontáneamente ciertas formas de conducción autocráticas entre sus directivos, manifestación ésta muy común, conducta justificada por sus actores como mecanismo de salvación de la propia existencia de la asociación ( “si no hay nadie, yo lo hago pero a mi modo”, “si no esto no camina”  “estoy solo o sola”  “nadie quiere hacer nada” “Yo voy a todos lados, porque no hay quien vaya”…….”

CONVIENE EN ESTOS CASOS EMPEZAR POR EL PRINCIPIO Y REVISAR

EL FUNCIONAMIENTO ACTUAL DE LA ASOCIACIÓN DE SUS DISTINTOS ÓRGANOS, FUNCIONES, PROGRAMAS Y ACTIVIDADES, SUS BASES ORGANIZATIVAS, SU DESEMPEÑO DEMOCRÁTICO DE DISTRIBUCIÓN DE TAREAS Y FUNCIONES, SU TRAYECTORIA EN EL TIEMPO TRANSCURRIDO DESDE SU ORIGEN, SU ACTUAL DESEMPEÑO Y SU PROYECCIÓN FUTURA.

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